زمانی که سازمان ها برای رفع نیازهای بشر و دلیل مهمتر از آن یعنی کسب سود از طریق رفع آن نیاز ها، تشکیل یافتند به اهمیت منابع مهمی چون نیروی انسانی و مواد اولیه پی برده بودند. اما در عصر جدید، بشر علاوه بر اهمیت دادن به منابعی که ذکر شد، دریافت که اطلاعات به خودی خود یکی از مهمترین دارایی های هر سازمان است و باید از آن به نحو احسن استفاده کرد. بنابراین سیستم های اطلاعاتی در سازمان شکل گرفتند.
در این مقاله سعی در معرفی علمی این سیستم های ساده و پیچیده و به شکل های مختلف در سازمانها وجود دارند بپردازیم .
سیستم های پردازش رخداد:
TPS – Transaction Processing System
به طور کلی در هر سازمانی یک سری رخداد وجود دارد که برای سازمان حیاتی است، لذا باید از این اطلاعات به نحو احسنت استفاده شود. از نظر تنوع، این نوع سیستم ها بیشترین تنوع را دارند.
TPS ها سیستم های ساده ای هستند و پیچیدگی خاصی ندارند و ترکیب بیشتر آنها در جمع آوری اطلاعات می باشد. سیستم های پردازش رخداد معمولاً در سازمان ها برای انجام کارهای ساده و تکراری و اموری که بصورت روزانه انجام می گیرند، مورد استفاده قرار می گیرد. کار با این سیستم ها ساده و روتین است و این سیستم ها بیشتر، رخدادهایی را ثبت می کنند که ارتباط سازمان با بیرون از سازمان مطرح می باشد
TPSها معمولاً سیستم های کامپیوتری هستند. این سیستم ها کاملاً ساخت یافته بوده و اهداف و منابع آنها از قبل تعیین شده می باشد. از کار افتادن TPS، گاهی مساوی با ورشکستگی سیستم است. به طور کلی TPSبستری فراهم می کند که سایر سیستم ها بر آن بنا می شوند. عملیات روزانه سازمان ها بوسیله ی این سیستم ها انجام می پذیرد. از خصوصیات اصلی این سیستم ها داشتن ماهیت روتین، داشتن داده و اطلاعات حجیم و دارای جزئیات و عدم نیاز به تصمیم گیری های مدیریتی در حین کار با سیستم می باشد. سیستم دریافت و پرداخت بانکها از این دسته هستند .
سیستم های اتوماسیون اداری:
OAS – Office Automation System
کار اصلی این سیستم ها مدیریت اسناد و ایجاد تسهیل در نامه نگاری و اطلاعات درون سازمان می باشد. در این سیستمها به کمک تکنولوژی ارتباطی و با استفاده از واژه پردازها، فایل های الکترونیکی، نامه های الکترونیکی، کنفرانس الکترونیکی و … در جهت اتوماسیون اداری استفاده می گردد. از سیستم های اتوماسیون اداری برای برقراری مکاتبات بدون کاغذ در سازمان استفاده می گردد. سیستم اتوماسیون اداری وظیفه ی برقراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند. پردازشگرهای متن، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال فکس، ویدئو کنفرانس و کنفرانس صوتی از ابزارهایی هستند که می تواند در این مجموعه بکار رود.
سیستم های اطلاعات مدیریت:
MIS – Management Information System
این سیستم ها وظیفه ی پشتیبانی از مدیریت میانی و بعضاً مدیریت عملیاتی را بوسیله ی اطلاعاتی که به آن می دهند، انجام می دهند تا مدیر وظایفش را بهتر انجام دهد. توجه MIS به گذشته و حال است و به صورت مشخص به عملیات داخلی سازمان توجه دارد و به بیرون سازمان ارتباطی ندارد و عملیات وسیع سازمان را خلاصه می کند. این سیستم ها ساخت یافته و نیمه ساخت یافته می باشند. با این حال MIS دارای انعطاف پذیری بالایی نیست و توان تحلیل و پردازش وسیع و پیچیده را ندارد. همچنین این سیستم در مقابل اطلاعاتی که به مدیر ارائه می دهد بی تفاوت است. مدل هایی که در MIS مورد استفاده هستند، مدل های ساده ای بوده و جهت گزارش گیری استفاده می شوند.
سیستم پشتیبانی از تصمیم:
DSS – Decision Support System
این سیستم ها جهت اجرای مدل های پیچیده ی آماری و ریاضی، تحلیل داده ها و پشتیبانی از تصمیم مورد استفاده قرار می گیرند. ورودی این سیستم ها حجم داده های کم، پردازش همراه با تعامل با کاربر، خروجی تحلیل تصمیم و کاربران آن پرسنل حرفه ای سازمان می باشند.
DSSها جهت تصمیم گیری در مواقعی که سابقه وجود ندارد، استفاده می شوند و نتایج بدست آمده از آنها بهینه است که مدیران را در اخذ تصمیمات منحصر به فرد که غیر ساخت یافته یا نیمه ساخت یافته هستند، یاری می دهد و هوشمندی مدیران یا کارکنان حرفه ای را با قابلیت های کامپیوتری ادغام کرده تا کیفیت تصمیمات را بهبود بخشد.
۶. سیستم های اطلاعاتی اجرایی:
EIS – Executive Information System
سیستم EIS به مدیر ارشد سازمان کمک می کند تا یک تصویر کلی از سازمان را در اختیار داشته باشد. از آنجایی که مدیر ارشد باید با استفاده از کمترین وسایل و اطلاعات، کاملترین و جامع ترین برداشت را از وضع سازمان داشته باشد و از طرف دیگر مدیر ارشد باید معیارهایی برای ارزیابی داشته باشد و ریشه یابی مسائل ممکن است برای مدیر ارشد با اهمیت باشد، این سیستم می تواند بهترین کمک را به او برساند. توجه مدیر ارشد بیشتر به خارج سازمان می باشد، از این رو باید بتواند فرصتها و تهدیدها را شناسایی کند. سیستم های EIS به منظور کمک به دستیابی مدیران به عوامل کلیدی موفقیت طراحی شده و با معرفی موقعیت ها و فرصت ها، امکان تحلیل آن را فراهم می سازند.
چرا از سیستمهای اطلاعات مدیریت استفاده کنیم ؟
سیستم های اطلاعاتی موجب می شوند که با منابع کمتر بتوان بهره وری بیشتری کسب کرد. این سیستم ها همچنین می توانند در سریع تر، دقیق تر و راحت تر انجام دادن کارها کارگر باشند.
سیستم های اطلاعاتی قادرند توانایی افراد را در انجام امور بهبود بخشند، شرایط بحرانی را قبل از وقوع مشکل پیش بینی کرده و علل را بررسی کنند. این سیستم ها مدیران را در شناسایی شرایط ایده آل و انتخاب بهترین گزینه کمک می کنند.
سازمانی که بهره وری و اثر بخشی خود را با استفاده از سیستم های اطلاعاتی بهبود می بخشد، این ظرفیت را خواهد داشت که روش رقابتی خود را در صورت لزوم و در کمترین زمان تغییر دهد قبل از آنکه مبالغ هنگفتی زیان کند.
همانطور که دیدید سیستم های اطلاعاتی برای انجام عملیات، کنترل عملیات و تصمیم گیری به کار می روند. این سیستم ها می توانند به صورت دستی، کامپیوتری و ترکیبی استفاده شوند و از ابزار های مدیریتی مهم در قرن حاضر به حساب می آیند .در این مقاله اطلاعات اولیه جهت آشنایی با مفاهیم سیستمهای اطلاعاتی در اختیار شما قرار گرفت تا با دید بازتری از این ابزار ها در کسب و کارتان استفاده نموه و موفقیت های بیشتری را تجربه نمایید .
محمدعلی سبحانی – کارشناسی مدیریت تبلیغات تجاری